Automotive

Graf Carello Garantieportal 2.0

Ähnliches Projekt starten

Supportanfragen reduziert

Durch neue durchdachte digitale Prozessabwicklung verringerten wir die Supportanfragen um:

-41%

Project Overview

Ein neues Garantieportal für internationale Händlerprozesse

Vom alten Garantieportal zum neuen System mit klaren Rollen und sauberen Daten.

Graf Carello baut seit über 40 Jahren Elektrofahrzeuge. Das Garantieportal ist die zentrale Drehscheibe zwischen Händler:innen, Carello-Admins und Lagerhauptmitarbeitern. Es lief auf einem CMS, das nie für diesen Zweck gedacht war. Anpassungen scheiterten am exotischen Tech-Stack. Wir haben den gesamten Prozess neu gedacht und ein eigenständiges Garantieportal aufgesetzt.

Kunde

Graf Carello GmbH

Branche

Automotive / Elektrotransporter

Was wurde entwickelt?

Webapplikation / B2B Garantieportal

Services

Design, Fullstack-Entwicklung

Impact³

Discover, Build, Grow

Tech-Stack

Next.js, Nest.js

Rolle Webduett

Strategischer Partner, Product Studio

Was wurde umgesetzt?

Die Lösung im Detail

Händler:innen registrieren Fahrzeuge direkt im Portal. Relevante Daten wie Fahrgestellnummer, Farbe und Einstelldatum werden mit MotionData abgeglichen. Rechnungen und Übergabebestätigungen lassen sich direkt hochladen und später sauber ergänzen.

Der Antragsprozess führt klar durch alle erforderlichen Angaben. Fahrzeugauswahl, Fehlerbeschreibung, Ersatzteile, Arbeitszeit und Fotodokumentation sind logisch aufgebaut und mit Validierungen abgesichert. Typische Eingabefehler werden bereits vor dem Absenden reduziert.

Carello Mitarbeitende prüfen Anträge in einem strukturierten Admin Bereich. Freigegebene Fälle werden automatisiert an die zuständige interne Stelle übergeben. Dadurch entfällt der bisherige manuelle Übertrag und die manuelle Kommunikation zwischen Abteilungen.

Händler sehen ihre eigenen Fälle, Admins verwalten alle Vorgänge, die Buchhaltung erhält gezielten Zugriff auf abrechnungsrelevante Informationen. Auch Passwort Resets sind automatisiert und benötigen keinen manuellen Eingriff mehr.

Das Portal wurde von Beginn an mehrsprachig aufgebaut. Deutsch und Englisch sind integraler Bestandteil des Systems und keine nachträglich ergänzte Kompromisslösung.


Offene Anträge, Bearbeitungsstände und weitere Kennzahlen können strukturiert ausgewertet werden. Das schafft erstmals einen belastbaren Überblick ohne zusätzliche Excel Auswertungen.

Learnings & Besonderheiten

01

Wenn technische Grundlagen fehlen, wird die Analyse der realen Prozesse zum entscheidenden Startpunkt.

02

In internationalen Portalen ist Mehrsprachigkeit kein Zusatz, sondern Teil einer sauberen Systemarchitektur.

03

Nicht sauber digitalisierte Abläufe führen schnell zu Reibung, Rückfragen und unnötiger Mehrarbeit.

04

Wenn Dokumentation, Stabilität und Erweiterbarkeit fehlen, ist ein Neustart oft die bessere Lösung.

Das bestehende Portal war technisch nicht mehr tragfähig. Garantieanträge erforderten teils manuelle Schritte, Statusmeldungen liefen unzuverlässig und auch Reporting sowie einfache Funktionen verursachten unnötigen Aufwand.

Ein System, das den Prozess eher gebremst als unterstützt hat

Build

UX Konzeption, technische Architektur, Entwicklung der Webapplikation, Rollenmodell, MotionData Integration, Mehrsprachigkeit, Admin Bereich

Discover

Prozessanalyse, Rekonstruktion des Ist Zustands, Interviews mit internen Stakeholdern, Aufnahme der Händlerperspektive, Priorisierung der Anforderungen

Build

UX Konzeption, technische Architektur, Entwicklung der Webapplikation, Rollenmodell, MotionData Integration, Mehrsprachigkeit, Admin Bereich

Discover

Prozessanalyse, Rekonstruktion des Ist Zustands, Interviews mit internen Stakeholdern, Aufnahme der Händlerperspektive, Priorisierung der Anforderungen



Ein strukturiertes Garantieportal schaffen, das Händler durch den gesamten Prozess klar und nachvollziehbar führt.

Manuelle Aufwände in der Bearbeitung reduzieren, indem zentrale Abläufe digital sauber abgebildet und mit MotionData verknüpft werden.

Eine stabile und erweiterbare Systembasis aufbauen, die Mehrsprachigkeit, klare Rollen und zukünftige Weiterentwicklungen unterstützt.

Ziel war nicht, das bestehende System unverändert in neuem Code abzubilden. Der Fokus lag darauf, fehleranfällige Abläufe neu zu denken, zu vereinfachen und auf eine tragfähige technische Basis zu stellen.

Das Portal sollte die Garantieabwicklung strukturieren und die Anbindung an MotionData sauber lösen. Es war nicht Ziel des Projekts, MotionData oder weitere interne Systeme von Graf Carello vollständig abzulösen.

Definierte KPIs

Supportaufwand

Misst, wie oft Händler Unterstützung bei Einreichung, Passwort Reset oder Statusabfrage benötigen. So wird sichtbar, ob das Portal eigenständig nutzbar ist.

Bearbeitungszeit

Misst, wie schnell ein Garantieantrag vom Eingang bis zur finalen Bearbeitung abgeschlossen wird. Die KPI zeigt direkt, ob das Portal Prozesse spürbar beschleunigt.

Fehlerquote

Erfasst, wie viele Anträge unvollständig, fehlerhaft oder mit Rückfragen bearbeitet werden müssen. Eine sinkende Quote spricht für bessere Nutzerführung und klarere Prozesse.

Supportaufwand

Misst, wie oft Händler Unterstützung bei Einreichung, Passwort Reset oder Statusabfrage benötigen. So wird sichtbar, ob das Portal eigenständig nutzbar ist.

Bearbeitungszeit

Misst, wie schnell ein Garantieantrag vom Eingang bis zur finalen Bearbeitung abgeschlossen wird. Die KPI zeigt direkt, ob das Portal Prozesse spürbar beschleunigt.

Unser Ansatz (Impact3)

Discover

Da keine belastbare technische Grundlage vorhanden war, haben wir den Ist Zustand über Gespräche, Prozessbeobachtung und Nutzungsszenarien rekonstruiert. So konnten wir Schwachstellen sichtbar machen und den Scope klar priorisieren.

Build

Darauf aufbauend entstand eine neue Webapplikation mit klaren Rollen, integrierter Mehrsprachigkeit und zentraler MotionData Anbindung. Ziel war nicht, das alte System nachzubauen, sondern den Prozess neu und besser zu gestalten.

Grow

Nicht in diesem Projekt durchgeführt

1. Wireframes (low level)

Zu Beginn wird ein Prototyp anhand von Wireframes erstellt um das Konzept zu visualisieren und zu testen.

2. Fertiges UI-Design

Sind die Wireframes getestet und abgenommen, so gehen wir zur Erstellung des finalen Designs über.

Ergebnisse & Impact

Zusammenhang mit den definierte KPIs

Supportanfragen

-

41

%

Bearbeitungszeit

-

39

%

Fehleingaben

-

95

%

Qualitative Effekte

Weniger interner Abstimmungsaufwand

Viele Rückfragen, Statusklärungen und manuelle Übergaben entfallen, weil der Prozess im Portal klar abgebildet ist. Das spart intern Zeit und reduziert Reibung zwischen Service, Buchhaltung und weiteren beteiligten Bereichen.

Höhere Sicherheit im Tagesgeschäft

Mitarbeitende arbeiten nicht mehr in einem System, das unvorhersehbar reagiert oder auf Einzelwissen basiert. Klare Abläufe, dokumentierte Logik und verlässliche Funktionen schaffen Sicherheit in der Bearbeitung und verringern operative Unsicherheit.

Spürbar bessere Erfahrung für Händler:innen

Händler:innen können Anträge eigenständiger, verständlicher und mit weniger Rückfragen abwickeln. Das verbessert nicht nur die Nutzung des Portals, sondern auch die Wahrnehmung von Graf Carello als professioneller und verlässlicher Partner.

Stimmen aus dem Projekt

Die Zusammenarbeit mit Webduett ist äußerst effizient und professionell – unsere Anforderungen wurden schnell verstanden und perfekt umgesetzt.

Julia Putz / Graf Carello

Eologix-Ping Relaunch

Schnelle Ladezeiten, sauberes Mobile, durchgängige Browser-Kompatibilität

-80%

Electrification Academy Plattform

Die Anzahl der aktiven Nutzer:innen der Platform ist stetig am steigen und spiegelt den Erfolg der Entwicklung wieder

+1000

So läuft die Zusammenarbeit

Erstgespräch vereinbaren

In 30 Minuten klären wir unverbindlich, worum es wirklich geht. Was soll entstehen, welches Problem wird gelöst und ob wir die Richtigen dafür sind.

Gespräch anfragen

1. Erstgespräch

Wir klären Ziel, Problem und Rahmenbedingungen. Du bekommst eine ehrliche Einschätzung, ob und wie wir helfen können.

2. Discover & Angebot

Auf Basis des Gesprächs erstellen wir ein klares Angebot für die Discover-Phase. Darin analysieren wir Prozesse, definieren den MVP-Scope und schaffen Entscheidungsgrundlagen.

3. Build starten

Nach Discover erhältst du ein transparentes Angebot für die Umsetzung. Mit klar definiertem Umfang, Aufwand und realistischen Erwartungen.